Уведомление об отказе в отпуске

Законодательная база

Определенный период времени, когда работник может не посещать рабочее учреждение для выполнения своих производственных обязанностей при сохранении за ним его должности, называют отпуском.

ТК гарантирует каждому трудящемуся право на такой отдых.

Отпуск предоставляется по желанию работника. Если ежегодный отпуск предоставляется по графику, то необходимо заранее уведомить трудящегося о предстоящих выходных днях. Если же он уходит по заявлению, то ставить в известность его не обязательно. Но каждый из перечисленных видов отдыха обязательно согласовывается с руководством предприятия, а оно в свою очередь обязано своевременно уведомлять будущего отпускника.

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.

В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.

Немного об отпуске

Каждому работнику ст. 114 ТК РФ гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Уведомление об отказе в отпуске

Помимо основного оплачиваемого отпуска, работникам некоторых категорий полагается дополнительный оплачиваемый отпуск. Он предоставляется либо за условия, в которых трудится работник (например, за вредные условия труда), либо за режим работы (например, за ненормированный рабочий день), либо по основаниям, установленным локальным нормативным актом, коллективным договором (например, за стаж работы на предприятии).

Оплачиваемый отпуск, состоящий из основного и дополнительного отпусков, должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ).

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может разделяться на части, причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Понятие и назначение документа

Основная цель создания и отправки работнику уведомления об отпуске – это своевременная постановка в известность о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Администрация предприятия должна ознакомить о предстоящем отпуске работника не позднее, чем за 2 недели до календарной даты его начала. Это закреплено в законодательстве статьей 123 ТК РФ.

Но существует исключение: эта процедура опускается в случае, если работник написал заявление о его предоставлении. Таким образом, он уже осведомлен о дате своего ухода на отдых.

Если данную процедуру необходимо выполнить, то осуществляется она путем направления письменного извещения персонально работнику в соответствии с общим порядком предупреждений. Можно известить трудящихся из единого структурного подразделения под роспись в рабочей тетради руководителя данного отдела или участка.

Все отпускники должны узнать о дате начала отпуска в соответствии с законодательством. Если это условие не будет выполнено, то такие действия дают основания для его переноса на другой срок.

При отказе трудящегося от ознакомления с письменным извещением об отпуске необходимо составить соответствующий акт.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то

проще всего

это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Он идеально подходит для ИП или ООО на

УСН

,

ЕНВД

,

ПСН

,

ТС

, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь

, как это стало просто!

Отдых по графику: могут ли отказать в запланированном отпуске

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Уведомление об отказе в отпуске

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Между тем отступления от графика все же возможны.

Во-первых, скажем о случаях, когда законодательство обязывает изменить запланированную дату отдыха сотрудника. В частности, в силу ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника (например, отпуск запланирован с 01.12.2015 по 29.12.2015. Работник уведомлен о начале отпуска 13.11.2015, издан приказ о предоставлении отпуска, в установленные сроки выплачены отпускные. 30.11.2015 работник заболел и обратился к работодателю с заявлением о переносе отпуска. В такой ситуации работодатель не может отказать работнику и обязан удовлетворить его заявление – отменить приказ о предоставлении отпуска и учесть мнение работника при предоставлении отпуска в другие даты);
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был преду­прежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника также обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок,

Обратите внимание

Даже при обязательном перенесении отпуска новые даты отпуска в одних случаях определяет самостоятельно работодатель, лишь учитывая пожелания работника, но не следуя им, а в других случаях – работник.

При наличии названных причин работники зачастую считают, что могут уйти в отпуск тогда, когда им нужно, и полностью уверены, что работодатель не вправе им запретить это. Так, Хабаровский краевой суд рассматривал спор о применении мер дисциплинарной ответственности к работнику, который самовольно ушел в отпуск после переноса его части.

В Апелляционном определении от 12.09.2014 по делу № 33‑5797 указано, что работодатель много раз пытался выяснить мнение истца о сроке переноса отпуска (отпуск был перенесен в связи с временной нетрудоспособностью в период, предусмотренный графиком), но истец в одностороннем порядке определил себе дату начала отпуска и убыл в него, что противоречит ч. 1 ст. 124 ТК РФ.

Кроме того, сотрудники могут выйти на работу в день начала отпуска. Эти действия тоже можно считать нарушением трудовой дисциплины, чему есть подтверждения в судебной практике. Так, в день, установленный графиком отпусков (18.07.2013), сотрудница вышла на работу, о чем подала работодателю соответствующее заявление.

Однако не только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, может понадобиться изменить дату начала или окончания отпуска. Например, у работника сложились определенные обстоятельства и отпуск ему требуется в иное время, чем запланировано. В таком случае он обращается к работодателю с заявлением, в котором просит об изменении периода предоставления отдыха.

Обязан ли работодатель удовлетворить заявление?

Предлагаем ознакомиться:  Отказ от наследства понятие условия срок виды — Юридические вопросы

Поскольку в рассмотренных выше случаях коррекции графика не избежать, приведем несколько примеров, как можно оформить те или иные изменения. Но для начала напомним, что график отпусков может быть составлен:

  • по унифицированной форме Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
  • в свободной форме, разработанной организацией (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Изменения в графике производятся в основном в графах с 8 по 10.

Например, в случае переноса отпуска по заявлению работника в связи с временной нетрудоспособностью график будет выглядеть так.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата предполагаемого отпуска

 

6

7

8

9

10

14.12.2015   Заявление о переносе отпуска от 22.12.2015 (листок нетрудоспособности № 987456123258 от 16.12.2015) 08.02.2016 Отпуск переносится в связи с временной нетрудоспособностью, приказ от 16.12.2015 № 4

После в графе 7 необходимо будет указать еще и фактическую дату ухода в отпуск.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата предполагаемого отпуска

 

6

7

8

9

10

07.09.2015 14.12.2015 Приказ

от 28.08.2015 № 37

14.12.2015 Заявление работника от 28.08.2015

Уведомление об отпуске

Отметим, что если работник увольняется и вместо отпуска получает компенсацию за все неиспользованные дни, в графике отпусков об этом тоже необходимо сделать пометку. Такая запись может выглядеть следующим образом.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата предполага­емого отпуска

 

6

7

8

9

10

14.12.2015   Приказ об увольнении

от 18.11.2015 № 41‑у

  Работник уволен 18.11.2015 с выплатой компенсации за 19 дней неиспользованного ежегодного отпуска

Чтобы компания работала стабильно и без перебоев, руководству предоставлена возможность планировать график отпусков. План поочередного отдыха дает возможность подчиненным отдохнуть без остановки производственного цикла. Он утверждается не позже, чем за 2 недели до начала года, и вступает в силу 1-го января. График отпусков регулируется ст.123 ТК РФ и следовать ему одинаково обязательно как для подчиненных, так и для руководства.

Таким образом, внести изменения в график отпусков можно лишь за год до намеченного отпуска, но не в текущем году. Таким образом, если работнику отказывают в отпуске по графику, он может подобные действия игнорировать. Закон расценивает отпуск по графику как принятое решение, которое не подлежит пересмотру ни одной из сторон трудовых отношений.

Ситуация с отпусками по графику имеет и обратную сторону для работника. Утвержденный график не подлежит пересмотру, кроме случаев обоюдного согласия. Т.е. это выигрышная ситуация, если отказывают в отпуске руководители. Но проигрышная, если вы сами хотите перенести отпуск на более удобное время. Работодатель в этом случае имеет полное право отказать без разъяснения причин и требовать, чтобы вы выходили в отпуск согласно графику.

В каких случаях оно применяется

Отдых по графику

Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

Отдых не по графику

Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

Однако есть и противоположная сторона.

Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

Дни авансом

Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

В содержании Трудового кодекса (ст. 123) есть четкое обозначение о важности оформления уведомления о начале отпуска. Руководству предприятия вменено в обязанность оповещать в письменной форме каждого наемного труженика о периоде его отпускной кампании в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Как правило, такой график на будущий год заранее утверждается на предприятии, примерно в середине декабря уходящего года. Идеальным вариантом будет являться тот, когда все сроки по предоставления периода отдыха заранее согласованы управляющей администрацией с трудящимися. Однако, практика показывает напротив случаи, когда время отправки сотрудника в отпуска пропускается для извещения наемных работников. В таких случаях он вынужден отдыхать уже по утвержденному графику.

Журнал Кадровик-практик-2018

Если работник не уведомлен своевременно о дате отпускной компании, то он может потребовать его перенесения на более удобный период.

На крупнейших технологических производствах с непрерывным конвейерным процессом и т.п. предприятиях обязательно заранее готовиться график ежегодных оплачиваемых отпусков. В таких организациях уведомление о начале отпускной компании сотрудников играет очень важную роль. Но если от работника поступило заявление на предоставление отпуска, то необходимость в извещении устраняется.

Исключение из правил

По общему правилу работодатель не обязан удовлетворять заявление работника о переносе отпуска, если таковой не связан с причинами, названными в ст. 124 ТК РФ. Если сотрудник, не дождавшись резолюции руководителя, перестанет выходить на работу, это может быть расценено как самовольный уход в отпуск. Соответственно образуется прогул и возможно увольнение.

Рассмотрим пример из судебной практики. И. работала ведущим специалистом по рекламе, но 26.12.2014 была уволена за прогул по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Считала, что увольнение незаконно, так как работодатель неправомерно отказал ей в предоставлении отпуска за период с 09.01.2013 по 09.01.2015.

И. считала, что отказ работодателя нарушает ее трудовые права, так как непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено Трудовым кодексом. Поскольку заявление об отпуске подписано работодателем не было и приказ об отпуске не издавался, суд пришел к выводу о том, что 16 декабря и последующие дни являлись рабочими днями, самовольный уход И.

в отпуск верно расценен работодателем как прогул. Доводы И. о том, что ей в течение двух лет не предоставлялся отпуск и отказ в предоставлении отпуска со стороны работодателя является незаконным, суд посчитал безосновательными, поскольку отказ в предоставлении отпуска И. в судебном порядке обжалован не был (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2015 по делу № 33‑33811/2015).

Тем не менее, ничто не мешает работодателю пойти навстречу работнику и удовлетворить его просьбу о предоставлении отпуска в иное время, чем указано в графике.

Каковы же действия работодателя? Например, по графику отпуск запланирован на период с 04.04.2016 по 24.04.2016. Работник пишет заявление, в котором просит предоставить отпуск с 01.02.2016 по 21.02.2016. Если работодатель, оценивая производственный процесс, посчитал, что отсутствие работника в указанный в заявлении период существенно не повлияет на работу организации, и решил удовлетворить просьбу, ему необходимо проставить на заявлении резолюцию «Подготовить проект приказа о предоставлении отпуска с 01.02.2016 по 21.02.2016».

Уведомление об отказе в отпуске

Довольно часто из общего правила бывают исключения. Здесь тоже не обошлось без них.

Предлагаем ознакомиться:  Отпуск в армии: положен ли отпуск военному срочной службы

Во-первых, работникам отдельных категорий законодательством гарантирован ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя. А в силу ст.

126 ТК РФ, если работника отозвали из отпуска, не использованная в связи с этим часть должна быть предоставлена ему по его выбору в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Конечно, это далеко не все исключения из правила. Есть еще инвалиды войны, ветераны боевых действий, почетные доноры и пр.

Если сотрудники, которым законодательством предоставлено право использовать отпуск в удобное для них время, напишут заявление с просьбой о предоставлении отпуска в период, отличный от зафиксированного в утвержденном графике отпусков, работодатель не вправе отказать им в удовлетворении такого заявления.

Это подтверждается судебной практикой. Так, Г. В. служил в должности старшего оперуполномоченного с 2011 года. Являясь ветераном боевых действий (имеет удостоверение), на имя начальника подал заявление о предоставлении очередного отпуска с 17.06.2013 за 2013 год в связи с болезнью матери. В указанную дату он не вышел на работу и работодатель инициировал служебную проверку. В результате проверки установлено, что Г. В. совершил грубое нарушение служебной дисциплины – прогул.

Уведомление об отказе в отпуске

Истец полагал, что увольнение произведено незаконно, поскольку не учтено его право как ветерана боевых действий на предоставление отпуска по пп. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах» в удобное для него время. Суд, разрешая спор, указал, что отказ в предоставлении отпуска не основан на законе и нахождение истца в отпуске нельзя признать неуважительной причиной отсутствия на рабочем месте. Поэтому Г. В. был восстановлен на работе (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33‑8626).

Во-вторых, время использования отпуска может быть привязано к определенному событию. В частности, на основании ст. 286 ТК РФ работнику-совместителю ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Данная норма направлена на реализацию права на отдых исключительно работающих по совместительству и по своему правовому смыслу преду­сматривает возникновение обязанности по одновременному уходу в отпуск по основному месту работы и на работе по совместительству только у совместителя, если он реализует право на отпуск у работодателя, у которого выполняет обязанности по совместительству (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 01.09.2015 по делу № 33‑7502/2015).

Соответственно отказ совместителю в отпуске с даты, указанной в заявлении, при наличии подтверждения предоставления отпуска по основному месту работы неправомерен.

Порядок ознакомления сотрудника

Отпуск за первый год работы. Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Из данной формулировки можно сделать вывод, что если сотрудник воспользуется своим правом, работодатель не вправе отказать ему.

Здесь возникает вопрос: нужно ли уведомлять об отпуске сотрудника? Действительно, как быть, если он просит буквально завтра предоставить отпуск и работодатель не против? Трудовой кодекс не устанавливает исключений из правила – работник должен быть уведомлен о времени начала отпуска не менее чем за две недели до его начала.

Однако с выплатой отпускных в таком случае не все просто. На основании ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Нарушение этого срока однозначно приведет к негативным последствиям для работодателя: для него наступает материальная ответственность. В частности, в силу ст.

236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока оплаты отпуска работодатель обязан выплатить отпускные с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Какой имеется выход?

Во-первых, можно предложить сотруднику переписать заявление, изменив дату начала отпуска, чтобы у работодателя была возможность оплатить отпуск в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ.

Уведомление об отпуске по графику: скачать образец

Во-вторых, можно предложить написать сотруднику два заявления. Одно – на предоставление отпуска без сохранения заработной платы, а второе – на ежегодный оплачиваемый отпуск. Продолжительность неоплачиваемого отпуска в этом случае будет составлять четыре дня (например, работник написал 11 декабря заявление на отпуск с 14 декабря.

В данном случае, если бухгалтерия постарается, отпускные могут быть выплачены сотруднику 14‑го или 15‑го числа, и в ежегодный отпуск он сможет пойти с 17 или 18 декабря. Получается, что будет два заявления от 11 декабря – одно о предоставлении неоплачиваемого отпуска с 14‑го по 16‑е, второе о предоставлении ежегодного отпуска с 17 декабря).

В-третьих, можно предоставить работнику отпуск с даты, указанной в заявлении, рассчитав и выплатив не только отпускные, но и денежную компенсацию за задержку.

К сведению

Работодатель вправе отказать в удовлетворении заявления о предоставлении отпуска не по графику отпусков, обосновав его ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Так, Челябинский областной суд в Апелляционном определении от 19.03.2015 по делу № 11‑1771/2015 признал законным отказ работодателя в предоставлении отпуска по заявлению, поскольку хоть работник и не был ознакомлен с графиком, он вправе был обратиться за предоставлением отпуска с любого числа, согласовав это с работодателем. Ввиду того, что предоставить отпуск, не нарушив сроки его оплаты, работодатель не мог, отказ в предоставлении отдыха не нарушил права работника.

Отпуск с последующим увольнением. В силу ч. 2 ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).

Как видно по формулировке, предоставление такого отпуска – право, а не обязанность работодателя. Если у него отсутствует возможность предоставить отдых, он может отказать работнику. В таком случае работодателю необходимо дополнительно начислить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Единого бланка уведомления для всех предприятий, утвержденного нормативным актом, не существует. Поэтому каждая организация имеет право разработать удобную для себя форму извещения о ежегодном оплачиваемом отпуске. Но есть пункты, которые должны быть обязательными и придавать документу юридическую значимость.

В уведомлении должна быть следующая информация:

  • официальные реквизиты работодателя;
  • регистрационный номер и дату исходящей документации;
  • занимаемую должность сотрудника;
  • индивидуальные данные будущего отпускника;
  • ссылку на статью ТК РФ, по которой работника уведомляют о предстоящем отпуске;
  • подпись управляющего организацией.

Для ознакомления с извещением о предстоящем отпуске необходимо подготовить 2 экземпляра уведомления. Это необходимо для выдачи одного сотруднику и сохранения второго документа на предприятии. Нужно выполнить обязательное условие по вопросу персонального ознакомления. Каждому сотруднику нужно вручить извещение о начале отпуска в письменной форме.

Узнать о своем отпуске сотрудник может несколькими путями:

  1. При личном контакте с сотрудником кадровой службы предприятия;
  2. При прочтении приказа о предоставлении дней отдыха;
  3. Во время утверждения плана отпусков, подписавшись в бланке ведомости к нему или в специальной графе прямо в графике;
  4. В своем подразделении работник может поставить визу в рабочем журнале руководителя отдела.

Если же сотрудник не согласен со сроками и поэтому отказывается от подписи, то нужно оформить об этом акт.

На каждом предприятии есть свои нюансы выписки и ознакомления работников о предстоящем отпуске. Рассмотрим более типичные обстоятельства, которые часто встречаются в практике работы кадровиков.

Предлагаем ознакомиться:  Когда можно брать отпуск за свой счет

Совместителей

Как правильно предоставить и ознакомить с ежегодным отпуском сотрудника, если он работает по совместительству? Для этого кадровику необходимо узнать, в какие сроки у него запланированы дни отдыха по его основному месту работы, и внести при разработке плана отпусков те же периоды, т.к. они должны полностью совпасть. Для подтверждения трудящийся должен предоставить нужные данные с основного предприятия.

В случае, когда совместителю предоставляется ежегодный отпуск, но он заработал его частично, то недостающие дни ему оформляют без содержания. Оплата должна быть выполнена только за заработанные им дни отдыха. Уведомляется такой сотрудник чисто информативно, т.к. он сам заинтересован в совпадении сроков отпускной компании.

Если же работник, оформленный на предприятие по совместительству, не предоставил сведения о своем отпуске по основному месту работы, то ему необходимо его планировать на общих основаниях. Соответственно уведомление обязательно нужно ему выдать не позднее, чем за 2 недели до его начала.

В трудовом законодательстве не предусмотрено разделение сотрудников по должностям, поэтому он для всех одинаков.

Следовательно директора необходимо уведомить, как и остальных сотрудников о предстоящем отпуске под роспись. Сделать это можно при подписании приказа о его отпуске и уведомления одновременно.

Иногда бывают такие обстоятельства, когда время отпуска нужно прервать по каким-то производственным причинам. Как в таких случаях правильно поступить работнику отдела кадров, если во время отпуска сотрудника нужно вызвать на работу, отменить дополнительные дни отдыха или изменить их количество?

Уведомление об отпуске по графику: скачать образец

Поскольку законодательство гарантирует право на отпуск каждому работнику, то работодатель не может в одностороннем порядке сократить время заслуженного отдыха. По производственной необходимости его можно вызвать на работу только если он на это согласен.

Есть категория работников, чей отпуск нельзя ни в коем случае прерывать:

  • лица, не достигшие 18 возраста;
  • женщины, ушедшие в декретный отпуск;
  • трудящиеся, задействованные на производстве с вредными условиями труда.

Согласие рабочего на прерывание отпуска должно быть письменно оформлено. Формат может иметь произвольную форму с указанием таких данных:

  • ФИО работника;
  • календарное число начала отпускного периода;
  • сколько дней осталось до окончания отпуска;
  • когда отпускник планирует использовать не отгулянные дни.

Затем начальник участка готовит уведомление директору, где указывают причину вызова конкретного сотрудника из отпуска. Форма его должна быть в виде служебной записки или докладной. На основании этого документа оформляется соответствующий приказ. Работник должен поставить подпись на приказе о том, что он ознакомлен с его содержанием.

Работодатель может отменить дополнительные отпуска, только соблюдая все требования ст. 72, ст. 116 ТК РФ. Основание, порядок и условия их устанавливаются при подписании коллективного договора либо иного нормативного акта, согласованного с выборным органом первичной профсоюзной организации.

Условия предоставления помимо ежегодного отпуска дополнительных дней отдыха необходимо закрепить в трудовом договоре. Об этом указано в ст. 57 ТК РФ. Внесение изменений в условия трудового договора допустимо при наличии соглашения сторон, заключенного в письменной форме.

В случае несогласия работников с отказом от дополнительного отпуска необходимо рассматривать нормы ст. 74 ТК РФ. В ней указывается о том, что, при определенных обстоятельствах, когда невозможно осуществить сохранение условий трудового договора, возможно внесение корректирующих изменений по инициативе работодателя кроме перемены трудовых функций трудящегося. Обычно такое бывает при изменениях технологического процесса.

Со стороны работодателя должно поступить в адрес рабочего уведомление об необходимости исключить из трудового договора условия о предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска. В тексте необходимо обосновать причины, заставившие работодателя пойти на такой шаг. Известить работника об изменениях нужно в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. Сроки могут быть иными, поэтому необходимо следить за изменениями в ТК РФ.

При ухудшении прав сотрудника работодатель должен трудящихся известить заранее. Например, работодатель предоставлял наемным работникам тридцатидневный отпуск, но обстоятельства потребовали его уменьшить до 28 дней.

Содержание данного документа

Основное содержание уведомления должно быть сведено к минимуму информации.

В нем должен быть отражен текст, в котором указывается о предстоящем отпуске, за какой период отработанного времени и срок, который предоставляется трудящемуся для отдыха от рабочих обязанностей.

Примерный бланк составляется работниками кадровой службы. В нем могут меняться только должность, ФИО сотрудника, количество дней отпуска с указанием конкретных дат. Остальной костяк о реквизитах предприятия и руководителе, как правило, не затрагивается.

Удобство трафаретного бланка оценит любой кадровик, т.к. оформление уведомлений по готовому формату позволит значительно сократить время.

Регистрация

Для регистрации подобного рода извещений об отпускных днях необходимо создать специальный журнал учета уведомлений.

В такую книгу необходимо вносить сведения о предварительном извещении с выдачей документа на руки под роспись сотрудникам организации.

Практика показывает, что постоянное внесение информации в журнал облегчает при необходимости быстрый поиск запрашиваемой информации.

Оформление начинают с заполнения титульного листа журнала, где отражают такие сведения:

  • полное наименование предприятия;
  • наименование книги;
  • даты начала и окончания ведения регистрационного журнала.

Далее переходят к следующей странице, где указывается информация об ответственных лицах за внесение данных в журнал. Поскольку единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет, то организация сама разрабатывает удобные графы в журнале. При этом на совете администрации организации принимают решение о включении в регистрационную книгу уведомлений перечень граф для необходимых сведений.

Одинаковыми пунктами для разных учреждений могут быть такие:

  • наименование формы документа;
  • дата начала и окончания создания книги и учета уведомлений;
  • порядковая нумерация при регистрации извещений;
  • краткое содержание уведомления;
  • информация о сотруднике, на чье имя оно отправлено;
  • календарное число вручения документа;
  • если вручается лично, то подпись получателя;
  • краткий смысл ответа трудящегося на предъявленное ему уведомление.

Готовые бланки листов для журнала нумеруются и обязательно сшиваются. После того, как руководитель предприятия поставит свою визу и печать организации на последней странице для скрепления документа, журнал можно использовать по назначению.

В заключение

В статье рассмотрены ситуации, когда работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, написавшего заявление с такой просьбой, а когда – нет. В любом случае, решая вопрос об удовлетворении заявления сотрудника, обращайте внимание на производственный процесс (не отразится ли на нем негативно перенос отпуска), возможности работодателя по выплате отпускных (с соблюдением сроков, установленных ст.

136 ТК РФ), ну и, конечно же, помните о ситуациях, когда нельзя отказать в переносе (например, в случае несвоевременного уведомления о начале отпуска или при болезни во время отпуска). Оформляйте все документы, регистрируйте приказы, заявления, тогда споров с работниками будет гораздо меньше. Удачи.

Хранение уведомления

Что касается вопроса хранения уведомлений об отпусках, то здесь нужно ориентироваться на нормы Перечня типовых управленческих документов. На основании данного законодательного акта приказы и извещения должны сохраняться на протяжении не менее 5 лет. Место хранения: архивное помещение, специально оборудованное для хранения документации.

Если предприятие по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то до закрытия ему нужно передать на хранение все уведомления о начале отпуска, срок издания которых не достиг 5 лет, в территориальный архив в установленном порядке.

Оцените статью
Юрист онлайн
Добавить комментарий

Adblock detector