Срок выдачи документов связанных с работой

О чём говорится в статье 62 Трудового кодекса?

Статья 62 ТК РФ говорит о прямой обязанности руководителей выдавать документы после направления соответствующего заявления со стороны подчиненных. Важно, чтобы ответ вторая сторона получила не позднее, чем через три дня после того, как поступили соответствующие документы. Но не все директора компаний соблюдают подобные требования.

Обычно такие заявления содержат следующие сведения:

  • Обстоятельства, из-за которых оформление копии понадобилось.
  • Реквизиты, по которым высылают ответ.
  • Точная дата составления.
  • Роспись заявителя.

Точная форма таких заявлений законодательством не регулируется. Многие предприятия доверяют кадровой службе разрабатывать собственные бланки, чтобы потом было проще взаимодействовать со второй стороной.

Дата получения бумаг вместе с росписью проставляется и сотрудником отдела кадров. 

Законы описывают всего две ситуации, когда подобное решение будет законным:

  • Возврат в последний день тому, кто увольняется.
  • Вместе с другими справками и расчетами трудовую книжку отдают в последний день работы. 

После того, как вторая сторона составит письменное заявление о том, чтобы получить книжку на руки.

Пример – когда оригинал передают органу социального страхования. Обычно это нужно, если оформляют страховую пенсию по старости. Кадровики обязаны выдать ответ максимум через три дня после получения первоначального заявления. Те же три дня дают, чтобы вернуть трудовую книжку руководству. Время отсчитывают с момента, когда ПФР передаст бумагу гражданину.

Разрешают заводить специальные журналы, где отдельно фиксируют подобные ситуации. Работник ставит подпись при выдаче бумаги, представитель кадровой службы – в случае возвращения. 

Разрешается также использовать несколько решений для таких ситуаций:

  • С помощью ксерокса.
  • Допустимый вариант – создание скана, а потом – распечатка.

Главное – чтобы размер распечатанной версии соответствовал оригиналу. 

Копия трудовой книжки и любых других документов создаётся полная, либо частичная. Например – когда нужны определённые листы. Но копия титульной страницы нужна при любых обстоятельствах. Обязательно давать ссылку на место, где хранится подлинник. В этом случае указывают такую информацию:

  • Дата.
  • Номер дела.
  • Наименование фирмы.

Срок выдачи документов связанных с работой

На всех листах, которые скопированы, ставят отметку о том, что информация верна. На последней странице отдельно руководитель сообщает о том, что работа гражданина в данной организации в настоящее время продолжается.

К важным условиям относят нумерацию, прошивку листов. На месте прошивки тоже должно присутствовать определенное количество сведений:

  1. Общее количество страниц.
  2. Подпись ответственного лица.
  3. Печать.

Каждая страница содержит ФИО руководства вместе с полной расшифровкой. Отдельно стоит пост, занимаемый в компании директором. Печать должна частично охватывать текст, но последний остаётся читаемым, это важно.

Дубликаты трудовой книжки отличаются разным временем действия, в зависимости от места требования:

  • Три месяца со дня выдачи в случае с визами.
  • Один месяц для банков и органов соцзащиты, ПФР.
  • Некоторые финансовые организации накладывают свои ограничения до 3-5 дней или до 14.

Если присутствует нотариальное оформление, любые ограничения по времени снимаются. Главное – чтобы после выдачи такой копии в оригинале не появились новые записи.

Лучше заранее проводить консультации в компании, которая требует копию. Её сотрудники подробно расскажут о способе оформления и времени, на протяжении которого информация продолжает действовать.

Срок выдачи документов связанных с работой

В статье 62 ТК РФ приводится полный перечень бумаг, на которые подчиненные имеют право направлять запросы. Часто поступают заявления на выдачу бумаг, связанных с организационно-распорядительной деятельностью работодателей, с хозяйственным направлением. Тогда отказ выдавать их будет правомерен. Правило распространяется на такие бумаги:

  • Штатные расписания, табели по учету рабочего времени.
  • Реорганизации деятельности, структурных подразделений.
  • Подтверждения доходов и расходов, результатов по финансовой деятельности за определенный период.
Предлагаем ознакомиться  Приказ о выдаче сиз на предприятии образец

https://www.youtube.com/watch?v=OwPdCZt4GaU

То же касается других бумаг, если они привязаны к тем или иным организационным вопросам, решениям. Или когда они фиксируют конкретные факты по хозяйственной деятельности субъекта.

После внесенных изменений ч.2 и 3 ст. 62 Трудового кодекса были аннулированы, ввиду чего данное положение отныне применяется только в отношении одного лица – работодателя. Согласно ему каждый подчиненный наделяется правом потребовать от начальства оригиналы и копии документов, связанных с его деятельностью.

Руководство обязано отреагировать на подобную просьбу не позднее, чем через три дня после получения письменной заявки от своего сотрудника. При этом решение об истребовании бумаг, прописанных ст. 62 ТК РФ, должно быть обоснованным. Ведь иногда отправка подобного запроса инициируется третьими лицами, что с точки зрения закона является серьезным нарушением.

Статья 62 ТК РФ не прописывает конкретный перечень документов, которые можно затребовать у работодателя при необходимости. Входить в этот список могут следующие бумаги:

  • ДокументТрудовая книжка с вкладышами;
  • Договор и все дополнительные соглашения сторон, составленные по нему;
  • Выписка из налоговой об уплате НДФЛ;
  • Справка о начислении страховых взносов за конкретный период;
  • Копия приказа об увольнении, трудоустройстве или переводе на другую должность в пределах предприятия;
  • Расчетный лист;
  • Справку о доходах (для обращения в центр занятости или получения кредита);
  • Выписку о стаже, полученном у конкретного работодателя;
  • Медицинские заключения о временной недееспособности (если таковые имеются).

Написать заявление с требованием о выдаче перечисленных бумаг подчиненный может при возникновении следующих обстоятельств:

  • Постановка на учет в центр занятости, военкомат, клинику и т. д.;
  • Оформление загранпаспорта, визы или других документов;
  • Поиск нового места трудоустройства или же второй роботы для совместительства;
  • Открытие ипотеки или кредита.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации руководитель возлагает на себя обязательство только по выдаче на руки документов, связанных с работой его подчиненного. Бумаги персонального характера (паспорт, ИНН код и т. д.) в этот перечень не входят.

При этом начальнику нужно заранее убедиться в том, что выданные им бланки оформлены должным образом, и что они отвечают всем требованиям действующего законодательства. Сам процесс передачи документов из архива в пользование сотрудника не может занимать более 3 дней, с момента составления заявки.

Если же подчиненный был уволен, то по отношению к нему статья 62 ТК РФ применяться уже не будет. Ведь статус «работника» четко регламентируется ст. 15, 20, 22 и 56.  В соответствии с ними человек теряет данное звание после расторжения трудового договора.

Для того, чтобы запросить личные документы у работодателя, подчиненному нужно придерживаться следующего алгоритма действий:

  • Составить заявление на имя начальника (в данном бланке указывается причина направления заявки, дата начала ее действия, реквизиты для ответа, если личная встреча с руководством невозможна);
  • Передать документ в бухгалтерию или напрямую в руки директору;
  • Дождаться письменного приказа о выдаче с приложенными к нему бумагами (копиями).

Если работодатель отказывается в течение трех суток передать подчиненному документы, то в его адрес направляется продублированная заявка, но уже в паре с судебным ходатайством. Поэтому изначально заявление нужно составлять в двух экземплярах.

Какие документы можно запрашивать?

Статья 62 ТК РФ описывает все бумаги, которые в таком порядке можно получить со стороны руководства. Но этот перечень не надо считать исчерпывающим. Сама статья даёт ссылку на следующие позиции:

  1. Справки относительно периода работы на том или ином месте; о фактически уплаченных страховых взносах за всё время; по поводу заработной платы.
  2. Выписки со сведениями из трудовой книжки.
  3. Копия приказа на увольнение.
  4. Копии приказов по переводу на другую должность.
  5. Копии приказов о приеме на работу.

Сроки выдачи и возращения документов

Как уже упоминалось ранее, статья 62 Трудового кодекса отводит не более трех суток работодателю на полную обработку заявления от подчиненного, с просьбой о выдаче документов. А вот в зависимости от того, что именно взял сотрудник: оригинал или копию, будет устанавливаться срок возврата бланка в архив.

Для подлинника максимальный период использования составляет 3 рабочих дня, с момента его выдачи на руки персоналу. Для дублированной бумаги временных рамок закон не предусматривает. Поэтому их сотрудник может и вовсе не возвращать.

Порядок запроса и выдачи документов

Первые шаги для самого подчиненного – составление заявления, процедура регистрации. Второй экземпляр гражданину желательно оставлять у себя, с пометкой о принятии. Если запрос будет только устным – со второй стороны снимают всякие обязанности. 

Предлагаем ознакомиться  Значение места открытия наследства в наследственных отношениях

Ходатайство о выдаче доказательств оформляют, если бумаги нужны для судебного разбирательства, а руководство отказывается передать всё мирным путём. 

Для руководителя обязательно оформление, подпись приказа на выдачу копий, с описанием причин. После завершения регистрации заявитель получает на руки копию приказов, с заверением.

Правомерные отказы в выдаче

Главное – чтобы запрашиваемые сведения действительно были связаны с работой конкретного гражданина. Если они относятся к внутренней деятельности компании – запрос далеко не всегда правомерен. Работодатель имеет право ограничиться лишь выпиской, если документы содержат конфиденциальную информацию.

Согласно ст. 62 ТК РФ руководитель может законно отказать своему подчиненному в предоставлении запрошенных документов по работе только в трех случаях:

  • Человек накануне был уволен, о чем свидетельствует соответствующий приказ (даже если бывший сотрудник обратиться в суд с требованием о возврате бумаг, начальник может сослаться на то, что подобный запрос от него уже был обработан);
  • Гражданин не указал обстоятельства, которые вынудили его истребовать у руководства бланки, прописанные в статье 62 Трудового кодекса;
  • Подчиненный запросил персональные документы, не входящие в перечень, установленный ст. 62 ТК РФ.

Мы узнали, какие требования к руководителям выдвигает статья 62 ТК РФ, и в каких случаях работники могут на нее ссылаться. В заключение остается добавить, что любое нарушение Трудового кодекса преследуется законодательно. Поэтому игнорировать заявления от персонала не рекомендуется, дабы избежать взысканий и не лишиться текущей должности.

Выписки из документов

Иногда требуется не копия, а именно выписка:

  • Из трудовой книжки.
  • Из приказа.
  • Из штатного расписания, и так далее.

Срок выдачи документов связанных с работой

Выпиской называют документы, воспроизводящие полный текст исходника по определенному вопросу. Для создания выписок из штатного расписания, например – копируют часть, посвященную определенному сотруднику.

Чтобы подтвердить деятельность в той или иной компании, чаще требуют выписки из трудовой книжки. Главное – заверить информацию в порядке, установленном на законодательном уровне. Для этого подпись ставит руководитель, либо уполномоченное должностное лицо. Обязательно используют печать при оформлении. В выписке могут фиксировать или отражать такие сведения:

  1. О работе на протяжении конкретного периода времени.
  2. Описание вознаграждений.
  3. О том, что в настоящее время гражданин до сих пор занимает определенные должности.

Справки и другие документы

Есть несколько разновидностей справок и других бумаг, необходимость в которых возникает у граждан.

Вид справки Когда требуется
Для службы занятости, с описанием среднего заработка на протяжении трёх месяцев

Это происходит, например, когда граждане обращаются к сотрудникам службы занятости для назначения пособий, после расторжения трудовых соглашений. Без подобных справок постановка на учет становится невозможной или проблематичной. Руководители выдают справки не позднее, чем спустя три дня после обращения подчиненных.

Справки не имеют конкретных форм, утвержденных федеральным уровнем. Разрешают опираться на варианты, установленные государственной властью конкретных субъектов. Территориальные подразделения служб занятости отвечают за разработку. Если и такой формы нет – допустим свободный вариант, где пишут информацию относительно среднего заработка.

Сумма заработка за два календарных года

Сведения применяют, рассчитывая компенсацию за время освобождения от обязанностей с полной или частично сохраненной зарплатой, отпуска по беременности, родам, уходом за детьми, временную нетрудоспособность. 

Точная форма справок утверждена Приказом Минтруда от 2013 года, №213. Этот порядок говорит о том, что справки выдают в последние дни расчёта, одновременно с другими справками. Но для этого сотрудник составляет письменное заявление. Должно пройти не больше трёх рабочих дней, прежде чем подчиненный получит справку.

Если вторая сторона по тем или иным причинам не может получить справку – ей направляют уведомление о том, что необходимо лично явиться для решения вопроса. Либо требуют дать согласие на отправку по почте. Если работник согласен – он сообщает руководителю.

Описание доходов физических лиц по форме 2-НДФЛ. Статья 230 НК РФ говорит о том, что руководители выдают информацию второй стороне после направления письменного заявления. При увольнении можно получить справку и без заявления. Но такие обязанности не установлены какими-либо законодательными актами.
Копия сведения в ПФР, отправляемая для персонифицированного (индивидуального) учета

Подача самих сведений и передача справок происходят одновременно. Сроки – максимум до 15 числа во втором месяца, следующим за периодом отчетности. Обычно в роли последнего используют квартал.

Что касается копий, то их отправляют работникам не позднее, чем спустя неделю после получения первоначальной версии сведений. Используются формы, установленные конкретным отделением ПФР.

Предлагаем ознакомиться  Оформление опекунства над психически больным человеком

Правомерные отказы в выдаче

Закон не запрещает второй стороне интересоваться у подчинённого тем, с какой целью он получает те или иные бумаги. И как они будут использоваться в дальнейшем. Это особенно актуально для ситуаций, когда оформляют запрос на большое количество сведений. Каждый конкретный запрос надо изучать, учитывая сложившиеся обстоятельства. Учитывают и недопустимость злоупотребления своими правами.

Например – когда гражданин делает общий запрос по всем бумагам, связанным с работой. Это может парализовать деятельность целого отдела. А практическая польза некоторых позиций из предъявленного списка ничем не подтверждена. Поэтому допустимо, если руководитель потребует определенных уточнений.

Служебные характеристики

Выдача служебных характеристик на практике часто вызывает спорные ситуации. Запрос на такие сведения отправляют в двух случаях:

  1. В момент прекращения трудовых отношений.
  2. После расторжения основного соглашения.

Эти запросы правомерны и законны. Служебная характеристика – это документ, подтверждающий факт нахождения на должности у конкретного работодателя. Но это более развёрнутый вариант справки о работе. Предоставление таких справок – один из способов реализовать право граждан на труд и его защиту.

Описание дисциплинарных проступков

При допущении дисциплинарных проступков руководство не только собирает специальную комиссию, но и организует полноценное расследование. Процесс сопровождается оформлением различных актов, протоколов. Это документы, содержащие сведения по фактическим обстоятельствам проступка. Отдельно дают юридическую оценку. Проводят анализ по предшествующему сотрудничеству с гражданином.

Отдельный вопрос – правомерность запросов, направленных на результаты таких расследований, описания самих проступков.

Общее правило гласит, что другие документы, где оформляют ход и результаты расследования, могут не передаваться второй стороне. Они считаются не связанными напрямую с обязанностями гражданина.

Поэтому и отказ руководителя будет правомерным решением при таких обстоятельствах. Исключения – ситуации, когда работник заинтересован в оспаривании решения, с применением судебных разбирательств. В этом случае требования могут оформить и сотрудники судебной инстанции. Гражданин имеет право знакомиться с информацией, как участник процесса.

Выводы

При поступлении таких запросов от подчинённых руководство должно изучать документы на предмет их связи с непосредственной работой. Отдельно определяют наличие конфиденциальных сведений вместе с коммерческими тайнами.

Важно следить за соблюдением требования относительно 3-дневного срока выдачи копий и справок, если никаких противоречий не обнаружено. Аналогичные правила распространяются на передачу гражданам отказов. Руководство могут привлечь к административной ответственности, если отказ не будет правомерным.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх
Adblock detector