Как правильно вести отдел кадров

Цель отдела кадров

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

  • Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
  • Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
  • Создание документации:
    • для начала документально оформляется директор;
    • далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
    • разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
    • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
    • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
    • после этого начинается официальный прием работников.
  • Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Кадровый учет

Также основными задачами отдела кадров являются:

  • организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

  • создание эффективной системы штатных сотрудников;

  • разработка карьерных планов сотрудников;

  • разработка кадровых технологий.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно составить предварительный договор купли-продажи дома с участком?

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Документы кадрового учета ИП

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

  • Различные приказы о движении сотрудников: прием, перевод, увольнение, командировка и многие другие.
  • Штатное расписание. Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Трудовые книжки. Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
  • Правила трудового распорядка внутри организации.
  • Трудовые договора. С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится дополнительное соглашение. Они составляются на каждый случай отдельно.
  • График отпусков. Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
  • Журналы учета. Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
  • Обязательно ведется личное дело. Оно включает в себя: карточку Т-2, заявление о приеме на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
  • Должностные инструкции. В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
  • Положение по оплате труда и премированию. Регламентирующий документ, на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.

Кадровый учет предполагает оформление соответствующих документов. Отношения между ИП и его сотрудником обязательно должны быть задокументированы.

Как правильно вести отдел кадров

В компаниях для реализации этих целей обычно существует целое подразделение или должность специалиста по кадрам, используются специализированные программы, а ИП часто вообще пренебрегают требованием документирования отношений трудового характера. В итоге представители трудовой инспекции в ходе контрольных мероприятий выписывают значительные административные штрафы.

Все кадровые документы, обязательные к ведению индивидуальным предпринимателем, классифицируются на три типа.

Нормативные документы внутреннего характера. К ним причисляют правила распорядка труда, коллективные договора (когда применимо), необходимые инструкции, касающиеся защиты персональной информации и охраны труда. Их наличие регламентировано Трудовым Кодексом.

К этой же группе относится положение об оплате труда и прочие кадровые документы ИП, когда они требуются в виду специфичности предпринимательской деятельности.

Не менее важно и наличие должностных инструкций: их составление необходимо для исключения возможных спорных ситуаций в суде.

Например, увольнение работника из-за неудовлетворительных результатов по итогам испытания может быть признано незаконным, так как должностная инструкция отсутствовала, и аттестация работника не могла быть проведена.

Необходимость кадрового учета

Организационные документы. К этому типу кадровых документов относят различные учетные журналы. В них регистрируются трудовые договора, командировки сотрудников, приказы.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно сдавать кровь на донорство

Организационными документами также считаются:

  • книга, в которой ведется учет трудовых книжек;
  • табель учета рабочего времени;
  • составленный график ухода сотрудников в отпуска;
  • штатное расписание.

Документы, которые требуются для учета кадров. К их числу относят непосредственно договора и трудовые книжки, изданные приказы, затрагивающие вопросы формирования личного состава, карточки работников, командировочные удостоверения и прочие документы подобного характера, а также заявления и объяснительные записки, если они необходимы.

Организация кадрового учета может потребовать и наличия других документов. Например, если нужно, то может быть сформировано положение о коммерческой тайне, при условии, что этот пункт оговаривается в договоре.

Если работа у ИП является сменной, то обязательно составляется и утверждается график сменности. Если сотрудник претендует на должность, подразумевающую материальную ответственность, например

, то с ним заключается соответствующее соглашение.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

  • определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

  • анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

  • внедрение систем мотивации труда;

  • подготовка штатного расписания предприятия;

  • оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

  • проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

  • ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

  • организация аттестаций сотрудников;

  • подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Кто этим обычно занимается?

В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

Структура отдела кадров

Оформление кадровой документации

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Автоматизация процесса

Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

Широко используемая программа — это «1С: Предприятие». Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

Нюансы у ИП и ООО

Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

  • Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
    • 10 дней при оформлении в ФСС;
    • 30 дней на постановку на учет в ПФР.

    Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.

  • Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.
Предлагаем ознакомиться  Образец справки о характере труда для вэки водитель

Организация ведения кадрового учета

Ведение отчетности при ИП

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

Как правильно вести отдел кадровА это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам — временным и материальным.

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных  с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров  представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Ведение трудовых книжек у ИП

 Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. 

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. 

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Возможные санкции за неведение

услуги кадрового учета

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

  • на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток. Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

  • о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
  • проверка не должна превышать двадцать дней;
  • выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх
Adblock detector