Акты приема-передачи и уничтожения документов скачать бланк и образец

Акт приема-передачи документов

Передаточный акт используется во многих ситуациях. Наиболее
простой вариант – передача пакета документации от одного лица к другому.
Делается это, чтобы подтвердить факт передачи документов при увольнении
сотрудника. Таким образом, снижается вероятность пропажи или порчи документации.
Факт отсутствия каких-либо папок подтверждается актом, который имеет
юридическую силу.

Если передаются документы важной значимости или
секретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт,
только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется между
частными лицами.

Для передачи документации может использоваться шаблон,
принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, в
акте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будет
иметь юридической силы.

Как составить акт в свободной форме:

  1. Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
  2. Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
  3. Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.
  4. Подписи сторон.

Внутри организации акт используется при передаче кадровых
документов, приемке документов, которые имеют важную значимость в работе
предприятия или содержание папок имеет конфиденциальную информацию.

При смене руководителя новый сотрудник обязан принять
дела от предыдущего директора. Акт составляется в любой форме, обычно, это уже
установленный в компании образец на фирменном бланке. В верхнем правом углу
прописывается приказ и дата принятия образца, посередине – название бумаги. Далее
– информация о комиссии, которая занимается передачей бумаг, среди них должен
быть сотрудник, который передает дела.

Предлагаем ознакомиться  Выделение доли в квартире 2020 год: какие документы и стоимость оформления

Примерно такая же процедура нужна и при передаче
бухгалтерских документов от увольняющего главного бухгалтера к его заместителю
или сотруднику, который пришел на его место.

информация о самом
документе (название, сведения о форме установления, дата составления)
 
информация об учетной
политике, наличие неточностей в отчетности, причины их возникновения
опись ценного имущества
главного бухгалтера (ключи от сейфов, электронные ключи для использования
специализированных программ, штампы и печати)
 
перечень передаваемых
документов (можно оформить приложением к акту)

В конце ставятся подписи ответственных лиц.

При продаже ООО

При продаже ООО (имеется в виду 100% доли от учредителя
или нескольких учредителей) процесс приема-передачи кадровых документов,
устава, бухгалтерской документации и прочего происходит ни от одного учредителя
к другому, а именно от старого директора к новому. Ответственность за них несет
именно руководитель, поэтому назначение нового директора происходит одним из
способов:

  • старый директор слагает свои полномочия и
    передает их новому еще до фактической продажи;
  • после продажи и регистрации нового учредителя им
    принимается решение о снятии старого руководителя и назначении нового.

Акт на
уничтожение документов

Акт на уничтожение документов является документальным
подтверждением необходимости утилизации документации. Сюда относятся бумаги:

  • с истекшим сроком хранения;
  • которые не имеют значения для текущей и
    дальнейшей деятельности компании;
  • которые не несут научного и исторического
    значения для организации.

Комиссия принимает решение о выделении документов к
уничтожению и по результатам анализа составляет акт. Вне зависимости от шаблона,
в нем указываются:

  • общеорганизационные сведения (дата составления,
    дата утилизации, номер утвержденного приказа, обоснование уничтожения
    документации);
  • информация о членах комиссии;
  • перечень бумаг, срок хранения которых истек,
    либо хранить которые нецелесообразно (подробно описывается название папок,
    номера по номенклатуре дел, количество, дата заведения и прочее);
  • указывается способ уничтожения.
Предлагаем ознакомиться  Ответственность опекуна недееспособного взрослого

Предлагаем рассмотреть пример уничтожения бухгалтерских документов.

Акт об утрате документов

Как бы хорошо не был устроен учет документов и архивной деятельности, случаются ситуации, при которых возможна утеря бумаг. Это могут быть форс-мажоры (пожары, затопления), кража, потеря по халатности сотрудников и прочее.

Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.

В акте прописывается информация об участниках комиссии, перечень утраченной документации и подробности о ней (названия, номера дел, дата заведения и закрытия). Описывается причина утраты, возможность восстановления. Акт об утрате визируется участниками комиссии и руководителем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх
Adblock detector